LA IMPORTANCIA DE COMUNICAR A TIEMPO

Una persona bastante cercana a mí me ha comentado una situación que considero interesante de compartir . Trabaja en una fundación dentro del ámbito social, que obtiene sus ingresos a través de diferentes proyectos y acuerdos con instituciones provinciales y locales para desarrollar diferentes servicios (formación, empleo, cooperación internacional, etc.)
La fundación ha crecido muchísimo desde hace ya varios años, y ha ido aumentando progresivamente el número de trabajadores hasta superar el centenar e incluso en ocasiones alcanzar casi las doscientas personas (todo ello dependiendo de la cantidad de proyectos que se estén ejecutando en un momento determinado).
Uno de los principales cambios que ha experimentado esta organización ha sido la creación de una Intranet donde se gestionan muchos de los asuntos del personal (por ejemplo, petición de asuntos propios, permisos, vacaciones, etc.), donde se han creado centralitas telefónicas para cada departamento, se ha actualizado y mejorado la página Web, además de crear correos personales para cada empleado dentro de un dominio de Internet propio.
Lógicamente, el esfuerzo en la creación de este sistema se ha justificado por el hecho de que facilitaría mucho la comunicación, tanto a nivel interno como externo, y se simplificarían algunos procesos que antes eran engorrosos. Tal y como sucede en la actualidad en muchas empresas, según me comenta este amigo, desde hace ya algunos meses han tenido problemas para cobrar sus nóminas puntualmente debido a retrasos en los pagos de las instituciones públicas a la fundación; en todo caso, la organización ha realizado los máximos esfuerzos y han cobrado todas las nóminas hasta el momento, aunque con algo de retraso.
Pero la principal queja, según me comentaba, era que la primera vez que hubo retraso en el cobro de la citada nómina se les comunicó mediante el mail corporativo el día 1 de ese mes, repitiéndose el procedimiento recientemente el día 3 del presente mes; la decisión ha creado en los empleados un gran revuelo por la tardanza en avisar y mi compañero se preguntaba: ¿No hubiera sido más lógico avisar desde el día 29 o 30, cuando ya se sabe que las instituciones no han abonado los pagos? ¿Por qué se espera a que el mes ya esté comenzado?
Mi amigo me hacía una reflexión: “independientemente de que no es culpa de mi organización que las instituciones no hayan abonado el importe de los proyectos, ¿por qué se ha gestionado de esa manera la comunicación?”Y es que es curioso observar como una fundación que ha redoblado esfuerzos en tener unas mejores herramientas y vías de comunicación, no use éstas para lograr una mayor eficacia en un tema tan sensible como es el del cobro de los salarios.
La cuestión a plantearse sería para qué me sirven unas herramientas fantásticas de comunicación, si no se usa adecuadamente el elemento más importante: el mensaje ( en este caso, el “cuándo” emitir el mensaje).A modo de ejemplo, podemos adquirir la mejor impresora que exista en el mercado, que saque unas copias de maravilla, que sea bonita, que consuma poca electricidad…pero les aseguro que si no tiene tinta, no imprimirá.
O.S.L.

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