Hace unos días un compañero que trabaja en una empresa del sector de la construcción y promoción de viviendas en la Comunidad de Madrid, me contaba su situación como el colmo del control. Considero que es interesante compartirla.
Según me relataba, una de sus funciones es la de controlar los contratos con proveedores que realiza otro departamento. Con la incorporación del nuevo director de su sección, éste le pidió que le informara de sus aprobaciones. El colmo del asunto llegó con las medidas tomadas por la empresa que se materializaron con la petición, por parte del departamento de control de gastos, del envío diario de las aprobaciones de compra de material que él aprobaba y su director supervisaba.
Es decir, que en la empresa existen unas personas que tienen su presupuesto para la compra de material y que lo gastan según sus necesidades de manera responsable, que a su vez son controladas por una persona de otro departamento ( mi amigo), que a su vez es supervisado por su Director, cuyas decisiones son revisadas ( o puestas en duda, como se quiera ver) por el departamento de control de gastos.
Según parece en la empresa nadie se da cuenta de que todos están tan implicados en la reducción de gastos como el departamento de control.
Quizás ningún responsable se ha percatado de que tantas personas controlando la gestión de la misma tarea son un gasto excesivo para la organización…
Sergio Martín Corzo
Hola, Sergio:
¿Cuánto costarán las sucesivas cadenas de control de gasto? ¿En qué porcentaje han colaborado a reducir el gasto? Y esa reducción, ¿justifica con creces el establecimiento del gasto que originan -productividad, nóminas… dinero- esas nuevas cadenas de control?
Precisamente, la simplificación de procesos ya es una medida de ahorro de gastos. El problema es cuando se considera que las personas no cumplen con su función, como es el caso de la empresa de tu amigo. Bastaría con una revisión trimestral en esas medidas de ahorro, sin necesidad de incluir tanto "recontrolador".
Saludos.
En mi empresa tenemos un "approval authority chart" que dependiendo del importe o del tipo de gasto (papelería, software, publicaciones) no necesita sino de una aprobación única mensual, y si el importe es muy bajo a veces ni la necesita.
Por otro lado los importes elevados necesitan sólo dos firmas para ser aprobados… Cada empresa tiene el suyo. Pero "ojo" que después de la Ley Sarbanes-Oxley, muchas empresas si que hacen un control exhaustivo de los gastos.
SM
Comulgo con tu opinión, muy acertado, falta dinero y, para controlar el gasto, despilfarramos en controlarlo en vez de en aumentar los ingresos, buena técnica para que cuando se acabe la crisis para el resto, yo la siga viviendo un tiempo más.
Hola Germán: efectivamente, habría que plantearse si realmente es rentable tener tantas personas dedicadas a una función, y si éso no genera un poco de descontrol, en vez de control que es lo que se pretende en un primer momento.
Hola SM: Lo que hacían algunas grandes corporaciones antes de la creación de la ley que comentas, era como mínimo fraudulento. Me gusta como está organizadoen tu empresa.
Hola Adrián: al final puede pasar eso, que se gasten más recursos en procesos de control que en innovar y generar beneficios