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Pero no queremos dedicar esta segunda parte a elaborar un decálogo de los pasos a realizar para hacer un perfecto Plan de Acogida, ya que tal y como comentábamos, una de las características principales de un buen Plan es el hecho de que cada organización ha de crearlo a su medida porque no existen requisitos fundamentales en su elaboración, ni unos contenidos perfectamente definidos.

Probablemente, nuestra empresa no se encuentre en el nivel de los ejemplos expuestos, y, por lo tanto, no pueda realizar una inversión tan alta como la descrita, por mucho de que estemos seguros de que una buena acogida garantiza que el colaborador comience a producir antes y se minimice el éxodo de nuestros nuevos talentos.

Pero ello no significa que no podamos aprovechar todas las ventajas que nos pueden ofrecer estos planes y realizar las adaptaciones necesarias para nuestra empresa.

Como primera idea debemos tener presente, según el experto Alaín Martín (“ El Plan de Acogida como instrumento de Eficiencia”, Capital Humano nº 276) que nuestro Plan de Acogida cumpla fundamentalmente dos objetivos:

1.- Que nos asegure la inversión que un proceso de selección supone. “No deberíamos considerar que nuestro proceso de selección ha terminado hasta que el nuevo empleado no haya tenido su acogida y hayamos hecho el oportuno seguimiento del mismo”

2.- Que facilite una rápida integración en el nuevo entorno. “Incorporar a una persona es lograr que el empleado entienda, se comprometa y contribuya activamente en el logro de los objetivos de la compañía. Para ello, debemos mostrarle el puesto de trabajo y la empresa con altas dosis de realidad, no creando falsas expectativas”

Una vez que seamos conscientes de dichos objetivos, debemos dedicar algo de tiempo a la preparación de la incorporación. Es importante que la persona que se incorpora conozca dónde ha de presentarse, a qué hora y el nombre de la persona por la que preguntar ( evitando así, frases como “ soy el nuevo”, “ es mi primer día”,…).

La preparación implica tener en cuenta aspectos tan sencillos y fáciles de controlar como la reserva del espacio físico dónde se ubicará, colocándole todos los medios materiales necesarios para su desempeño, darle de alta en la intranet de la empresa (si existiera), e informar al resto de compañeros del hecho de que se incorporará una persona nueva a la empresa, con lo que además de estar cumpliendo una función comunicativa importante, estaremos creando un buen clima entre todos los compañeros para la acogida informal que siempre se produce y que no podemos controlar.

Otra de las ideas a implementar será el asignarle previamente a una persona, que consideremos adecuada, para que le acompañarle en su primer día en la visita por la empresa, a su puesto y que le presentará al resto de compañeros. Esto fomentará la comunicación informal del nuevo. A esta persona debemos indicárselo con tiempo suficiente para que reserve este momento en su jornada para realizar esta labor. Incluso, si lo consideramos oportuno, podemos indicarle algunas pautas para su acompañamiento.

Es importante que esta persona que le acompañe le transmita, ante la ausencia de un manual de acogida, los valores y cultura de la empresa, cuales serán sus principales funciones, a quién dirigirse para cada asunto, los horarios de trabajo, cómo solicitar sus vacaciones, dónde se encuentran las cosas que puede necesitar, o los principales teléfonos que utilizará.

Tal y como hemos indicado, es importante adaptar estos consejos al tipo de empresa en la que estamos, y utilizar en esta acogida el sentido común de cómo nos hubiera a nosotros haber sido recibidos en nuestro primer día para sentirnos más cómodos y operativos lo antes posible.

Como hemos podido comprobar no es necesario realizar las acciones de acogida de Google o Microsoft para realizar un Plan de Acogida en nuestra empresa. Nunca con tan poco se pudo conseguir tanto en una organización.

Quizás también es nuestra responsabilidad ser más proactivos, mostrándoles y convenciéndoles de la importancia y repercusión de establecer unos criterios para la acogida. Algo de culpa también nos toca.

Este mismo lunes ha sido entregado al nuevo grupo de compañeros que se han incorporado a la formación inicial en su ingreso a la Organización, recibiendo una agradable crítica. Y es que, realmente, este manual es un eslabón de la gran cadena que ha de formar todo un Plan de Acogida en una empresa.

Y es que el Plan de Acogida no es una moda pasajera de los Recursos Humanos. Según explica Lola Sánchez, de Hay Selección ( artículo de Cristina Delgado, El País 27 de Abril 2008): “ Por mucho que se invierta, si se organiza un buen plan de acogida, los empleados se adaptarán antes y comenzarán a producir más rápido y mejor. El gasto que produce se rentabiliza muy rápido”

Según comenta Cristina Delgado en su artículo, en la sede de Google en Zúrich, Suiza, todos los viernes celebran una fiesta para recibir a los nuevos empleados. “Ponen la foto de los novatos en la pared, les obligan a presentarse y contar algo sobre su vida. Todo regado con cerveza y acompañado de comida”. Pero además de la fiesta, “Google imparte un curso de 10 días donde explican todo lo que tiene que ver con la firma: desde la historia de la página web hasta cómo funcionan las máquinas de café. Le asignan a la persona nueva un mentor, un compañero con experiencia en la empresa para que le solucione todas las dudas del día a día. Y para adaptarse a la ciudad, le pagan la mudanza y una persona se encarga de ayudarle a buscar piso. Todo lo necesario para hacer más fácil la vida del recién llegado y asegurarse de que no se va a escapar por sentir nostalgia de las facilidades de la vida en casa. Un inconveniente que podría ocurrirle muy a menudo a Google, teniendo en cuenta el número de extranjeros con los que trabaja. En la oficina que tiene en Zúrich hay unas 500 personas de 42 nacionalidades”

En Microsoft, según nos describe Cristina Delgado, “a los becarios, durante su estancia allí, para facilitar su adaptación, le ofrecen casa y vehículo, y tienen un tutor (un compañero) y un supervisor con los que mantienen charlas todas las semanas, y la empresa organiza varios pic-nics en los jardines del propio Bill Gates para que se conozcan todos los empleados”. Está claro que “son los niños mimados de Microsoft, porque saben que son el futuro»

En el mismo artículo se nos describe como, según Jon Zarate, director general de Human Management Systems, en las incorporaciones que realizan en China, India o Corea es vital la adaptación también de las familias de los directivos. «Algunos de nuestros consultores y secretarias invierten más tiempo acompañando a los familiares a agencias inmobiliarias, colegios o clubes deportivos, que en el propio proceso de selección de las personas, para hacerles sentirse bien acogidos» y es que «La dificultad para retener el talento es algo que afecta a todo tipo de empresas», explica Lola Sánchez, de Hay Selección, que especifica que las empresas pioneras en este tipo de prácticas son la banca, las tecnológicas, las consultoras…» Sectores que trabajan con mucha competitividad por captar a los mejores.

Pero no pensemos que es necesario ser una de estas grandes empresas para planificar la acogida de nuestros nuevos colaboradores, es más, una de las características principales de un buen Plan de Acogida es el hecho de que cada organización ha de hacerlo a su medida ya que no existen requisitos fundamentales en su elaboración, ni unos contenidos perfectamente definidos. Un Plan de Acogida ha de estar vivo, ser dinámico y adaptarse continuamente a los cambios producidos en la empresa, y sin duda, para tener éxito la dirección ha de estar plenamente involucrada en su preparación y ejecución.

Pero, ¿están todos los directivos sensibilizados con las ventajas que proporciona dicha planificación en la adaptación de sus nuevos empleados, y por ende, en el inicio de su pronta producción en el negocio?, ¿ Saben que un Plan de Acogida minimiza el elevado número de desvinculaciones que se producen en los seis primeros meses de la incorporación y, por tanto, rentabilizan el alto costo de la selección y disminuye la pérdida de sus talentos recién contratados?

Creo que, desgraciadamente, somos pocos los que hemos tenido el privilegio de disfrutar y participar de una buena acogida.